いつも急な業務をふられる人の特徴

業務が立て込んでいる日は、自然と「話しかけないで」オーラを発している筆者です。そんなときは、いつもなにかと急な仕事をふってくるあの人には先手必勝、笑顔で挨拶がてら「今日は〇〇で忙しくて余裕ないんですよね～」と予防線を張っています。

皆さんは「また、私が？」と思ってしまうほど、いつも自分ばかり急な仕事を任されてしまう。そんな経験はありませんか？すべての依頼を引き受けていると、本来の自分の業務に遅れが生じてしまうことも。なぜそのような状況に陥ってしまうのか、そして急な依頼にはどう対処すればいいのか、考えてみましょう。

なぜ自分ばかり急な業務をふられてしまうのか？

1. 頼りにされやすい性格

通常の業務を迅速かつ正確にこなせる人は、上司や同僚から信頼されています。そのため、緊急事態が発生したときに「この人なら確実だ」と考えられることが多いです。仕事ができる人として評価されるのは嬉しいですが、あまりに頻繁に頼られると負担が大きくなってしまいますよね。

2. 断ることが苦手

依頼を断ることで相手に迷惑をかけたり、人間関係が悪くなったりするのを恐れ、急な依頼が来てもつい「仕方ない」と思って引き受けてしまいがちです。このような状況では、自分のキャパシティを超えた仕事量を抱えてパンクしてしまうことも。

3. 過去の実績

過去に急な業務を成功させた実績が評価され、同様の仕事を依頼されることがあります。成功体験は自信につながりますが、その反面、周囲の期待値が上がり、次々と新しい業務が舞い込んでくる原因にもなります。「いつでも頼れる人」と思われてしまうのも、ツラいですね。

4. 業務管理ができている

スケジュール管理やタスクの優先順位をきちんと設定できる人は、緊急の仕事が入ってきても上手く対応できます。このような人は、周囲から見ても「多少の追加業務をこなせる余裕がある」と思われがちです。

断り方のポイント

業務を断るのは簡単ではありませんよね。相手との関係を損なわないよう、次のような対応を心がけましょう。

1. 感謝の気持ちを伝える

「お声がけいただきありがとうございます」と、依頼に対する感謝の気持ちを伝えましょう。相手が自分を信頼していると理解していることを伝えられます。

2. 理由を明確に説明する

「今、〇〇プロジェクトで手が離せない状況です」など、なぜその依頼を受けられないのかを具体的に説明しましょう。

3. 代替案を提案する

「来週の〇曜日であれば、対応可能です」や「〇〇までであればお手伝いできます」などのポジティブな提案をすることであなたの状況が伝わり、相手が優先順位の見直しや他の担当者への割り振りを検討しやすくなります。

急な業務をふられることが多いのは、必ずしも悪いことではありません。それはあなたが信頼され、評価されている証拠でもあります。ですが、自分のキャパシティをしっかりと把握し、ときには断る勇気も必要です。現状を理解してもらうために、自分の業務状況を周囲に報告しておくことも忘れないようにしましょう。また、逆に誰かに急ぎの業務を依頼するときは、相手の状況を理解し、無理な依頼を避けるよう心がけましょう。