急な出張指示！荷作りを最短で完了するには？

「急な出張」は特にエンジニアや営業職にとって起こり得るできごとです。目的は、お客さまの製品評価の立ち会いや商談から、納品後の対応まで、さまざまです。「落ち着いて対応できるように普段から準備しておくべき」と思いつつも、いざとなると、あわててしまうものです。筆者の同僚には、まさかのゴールデンウィークに急遽タイへ出張することになった人も！本ブログでは、急な海外出張指示があり、荷作りや交通手段の準備を最短で完了させたいときの筆者の心がけをお伝えします。

渡航先へのビザ要件の確認

最初にビザ（査証）の要否を渡航先の国の大使館へWebページで確認しましょう。ビザの取得が必要な場合は、アライバルビザや緊急ビザの取得可否を調査し、間に合わない場合は、ビザを所有している同僚に代わりに出張してもらったり、訪問先に依頼して日程を変更したり、代替案の検討が必要です。ビザを取得済みの場合も有効期限の確認をお忘れなく。

交通手段と宿泊先ホテルの確保

予約の際、キャンセル可能なオプションを選択できれば、旅程変更時のリスクを最小限に抑えることができて安心です。そのうえで、急いで上司から予算承認を得ましょう。目的地に自社のオフィスがある場合は、現地の同僚にホテルの予約を依頼する方が円滑です。

荷作り

出張に必要な”Mustアイテム“と”Betterアイテム“のチェックリストを普段から作成しておくと便利です。筆者は、プライベートの旅行時に作成したリストをアレンジして使っています。
“Mustアイテム”としてパスポート、航空券、クレジットカード、パソコンや充電器はもちろんですが、渡航先のプラグ形状や電圧も忘れずに確認しましょう。渡航まで手配の時間がない場合、Wi-FiルーターやSIMは現地の空港やオペレータの店舗でも入手可能です。筆者は、”Betterアイテム“のなかでも、目的地で調達可能なものは優先順位を下げて航空機の機内へ持ち込み可能なスーツケースで荷作りし、身動きが取りやすいようにしています。

パスポートの管理

国内における紛失・盗難の届け出件数は全体の84.9％を占め、外国での紛失・盗難よりも多いです^*1。自宅での保管場所へのしまい忘れや引っ越し時の紛失といった事例もあるようです。パスポートが見つからずに出張できない！という事態にならないよう、しっかり管理しましょう。

緊急の出張指示が出た場合でも、冷静に対処し、可能な限り迅速に行動することが求められます。予期せぬ状況に柔軟に対応する能力を高められれば、顧客や職場から高く評価されることにつながるはずです。普段から、渡航先の文化や習慣を事前に同僚から聞いておくと、予期せぬできごとが起こっても冷静に判断できると思います。

ちなみに、ほとんどの国では24時間営業の商店は都心部であれ日本ほど多くありません。筆者の場合、現地オフィスに夜遅くまでこもり食事がとれなかった日に、お菓子の小袋で空腹をしのいだことがあります。余れば現地の同僚への差し入れにもできるので、“Betterアイテム”に入れています。
渡航先での「違い」を楽しむ気持ちも出張中に持っていたいものですね。

*1　参照：外務省領事局旅券課『旅券統計（令和5年1月～12月）』令和6年2月 p.4