忙しいあなたのタイムマネジメントに役立つフレームワーク

「忙しい」とは“心を亡くす”とはよく言ったもので、私はそれまで経験のなかった部署に配属されたときや新しい業務を任されたときなどに忙しい日々が続くと、睡眠不足、食生活の乱れ、土日も疲れて動けない、と私生活がすさんでいきました。最近はそんな状況に陥ることは減り、タイムマネジメントができるようになったのかなと思います。

今回はタイムマネジメントに役立つフレームワークをご紹介します。上手に取り入れて仕事を効率化し、ワークライフバランスを実現しましょう。

忙しい！の正体は？

「忙しい」は2種類に分かれると思います。

タスクが明確な「忙しい」

明確なタスクがとにかくたくさんある忙しい状態です。仕事ができる方だと、いつも急に仕事を振られているかもしれませんね。そんな方はこちらも参考にどうぞ。

タスクが明確ではない「忙しい」

ゴールはわかっているけれど、ゴールまでのタスクが明確になっておらず、でも期日は決まっているので、気持ちばかり忙しい状態です。
たとえば「1年後に売り上げを＋20%」というゴールがある場合、道筋はいろいろあります。私が所属するデジタルマーケティングに関わる部署の場合、サイト改修、Web広告、キャンペーン、メールマガジンの発行など、何から手をつければいいか明確ではないが、期限が決まっていて焦っている状態です。
実際には、どちらか片方ではなく、混在しているかもしれませんね。

「忙しい」の種類に応じたフレームワーク

ではここからは、「忙しい」を軽減させるフレームワークを考えてみましょう。

タスクの優先順位をつける「アイゼンハワーマトリクス」

タスクを緊急度・重要度の4象限に分類し、優先順位をつける方法です。

この「アイゼンハワーマトリクス」は優先度2位と3位が入れ替わりがちです。たとえば、優先度2位の「1年後に売り上げ＋20%」と、優先度3位の「問い合わせ対応」のタスクがあったとします。しかし、すぐ終わる問い合わせの返答を先にしてしまい、売り上げ向上施策検討のほうは「まだ先だから」と後回しになっていませんか？ 優先順位を見誤らないことが大切です。

ロジックツリー

タスクが明確になっていない場合は、まずはロジックツリーで洗い出してみましょう。幹となるゴールを左端におき、ゴールを達成するために必要なタスクを木が枝分かれするように分解していきます。注意すべき点としては、未経験の業務は自分でタスクを分解しようとしても、そもそも思い浮かばないケースが挙げられます。上司や先輩社員に確認して、タスクの抜け漏れのないようにしましょう。

HIROEN（ヒロウエン）

タスクを以下の6つに分類するフレームワークです。自分で考えてもわからないもの、自分ではできないものは、潔く聞くなり、依頼するなりしたほうがスムーズです。

H：Hear（聞く）
I：Inform（伝える）
R：Request（依頼する）
O：Operate（作業する）
E：Examine（調べる）
N：Negotiate（交渉する）

フレームワークに時間をかけすぎないで！

フレームワークは便利な一方、フレームワークに当てはめようとして目的を見失う、時間を取られすぎるといった可能性もあります。思考法の一種と考え、フレームワークにとらわれすぎず、臨機応変に対応できるようにしていきましょう。